怎樣建設基層數字檔案室？
原標題：基層數字檔案室建設的現狀分析
作者單位 朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任公司 王琳：綿陽市檔案局
近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數字檔案館建設的蓬勃開展，基層數字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數字檔案室建設就是指機關企事業單位和社會組織綜合運用計算機、信息網絡等技術，對室藏檔案進行數字化加工、信息化管理和網絡化運用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數字化又是同級國家檔案館數字化的“基礎”。通過基層數字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現檔案資源利用的最大化。
一、基層數字檔案室建設的硬件、軟件要求
（一）硬件要求。主要包括：用于對室藏紙質檔案進行數字化加工的專門辦公場地;用于信息系統數據存儲、管理和應用系統運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質、照片等傳統載體檔案數字化加工的掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等；用于數據備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。
（二）軟件要求。選購或根據自身情況開發與硬件配套的安全性高、穩定性好的主流操作系統；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數據庫管理系統；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現檔案資料管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接。
（三）數字化標準要求。依據國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。
二、基層數字檔案室建設過程中存在的問題
根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數字檔案室建設，主要是采取業務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
（一）認識不到位。基層單位建設數字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協作、經費的保障、數字信息技術的采用、相關專業人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數字檔案室這個問題上，多數單位尤其是領導認為建設數字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統的做法。
（二）經費成為攔路虎。基層單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難。
（三）相關人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統的工作模式去探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統計等技能，檔案數字化的作用還沒有充分發揮出來。
（四）安全、質量有隱患。目前，基層數字檔案室建設的普遍做法是業務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數字化加工企業簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現在一是數字化加工企業從業人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業主單位對數字化加工監管不到位的隱憂；三是數字化工作企業和從業人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數量，數字化質量不高的隱憂。
（五）軟件配套不完善。目前，在數字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統一可行的軟件。
三、基層數字檔案室建設的對策
（一）從管理體制入手，建立協同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業務部門之間的協作機制，以部門協作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數字化檔案工作相適應，或引進人才為數字檔案室建設提供人才保障。
（二）明確職責，規范制度，加強外包過程的監督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數字化加工現場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優化工作環境。在與委托外包單位簽訂保密協議之外還應建立嚴格的監督制度，采取有效措施，如在數字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
（三）積極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數字化，從小規模到大規模，有計劃有重點地推進數字化檔案室建設。
（四）加強檔案數字化加工安全和質量的監控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數是否準確，發現錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標準化作業，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數據與原始檔案的一致性和準確性。
轉載：數字檔案管理
