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什么時候可以查借閱
因干部考察、任免、調動、退（離）休、學歷學位審核認證、政治審查、表彰獎勵、組織處理、入黨、出國（境）、工資待遇、職務職級認定、治喪、制作檔案副本等組織人事工作，辦理案件，辦理社會保險、公證、編史修志，撰寫大事記或人物傳記等事項需要查借閱干部檔案的，經干部人事檔案主管部門審批，可以查借閱干部檔案。
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查借閱流程
第一步：如實填寫《查借閱干部檔案審批表》
第二步：單位分管領導審批簽字并加蓋公章。
第三步：查借閱單位派本單位正式中共黨員干部2人以上，持有效工作證（身份證）和《查借閱干部檔案審批表》，到管檔單位辦理查借閱手續。
第四部：干部人事檔案管檔部門按程序審批并做好登記。
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查借閱注意事項
（1）干部檔案內容一般只能摘抄，特殊情況需要復制的，應在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復制的材料明細，經管檔部門批準方可復制。摘抄、復制的檔案材料，經管檔部門審核并辦理登記手續，用后由查閱單位存檔或登記銷毀。
（2）因辦理案件查借閱干部人事檔案，區紀委監察委及其委托辦理案件的派駐紀檢組，由負責審理該案件的業務室分管領導簽字，并蓋區紀委監察委印章后按程序辦理；市、區巡察組由區委巡察辦領導簽字，蓋區委巡察辦印章。
（3）檔案一般不得外借，確因工作需要借出使用的，部內各科室應在《干部檔案查借閱審批表》中寫明借閱理由，報經分管部長審批后辦理登記手續，借出檔案應妥善保管，不得轉借或給無關人員翻閱；借出檔案一般不超出15天，若不能按期歸還，應辦理續借手續，續借不得超過一周。
（4）除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關系在本單位的干部人事檔案。特殊情況，需要跨部門查借閱的，需事先書面報區委組織部。
（5）查借閱單位應對派出查檔人員的身份進行審核把關，按照查借閱工作規定，實行嚴格的回避制度。參與查借閱檔案的人員，如有應回避情況的，應主動向所在單位報告回避理由。
（6）查借閱單位需在《干部檔案查借閱審批表》簽批之后3個工作日內到管檔單位查借閱。
（7）提供復制檔案材料，由管檔部門在材料復制件首頁注明檔案材料來源、使用用途、份數、頁數，并加蓋干部檔案專用章（多份材料應加蓋齊縫章）。
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查借閱紀律
（1）任何人不得查借閱本人及與本人有夫妻關系、直系血親關系、三代內旁系血親關系以及近姻親關系的干部人事檔案。
（2）查借閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自對外公布干部人事檔案內容。
（3）查借閱人員必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、污損、拍攝檔案材料，嚴禁擅自撤換、抽取、增添檔案材料，未經管檔部門批準不得復制檔案材料。
（4）借出使用的檔案和摘抄、復制的檔案資料，要妥善保管，不得轉借，不準無關人員和干部本人翻閱。
（5）對違反檔案查借閱紀律，泄露檔案內容，涂改造假，或導致檔案和材料損毀丟失的，按照有關規定對直接負責的主管人員或其他直接責任人員嚴肅追究責任，構成違紀的，依法給予黨紀政紀處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
堅決做到“五不查”，即無介紹信（干部檔案查借閱審批表）不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經批準不查;
“四不借”，即未經領導批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借、親屬檔案不借。
