如何補充干部人事檔案的缺失材料
一、履歷材料
1、1988年制《干部履歷表》（含1988年以前的履歷表，此表一般不影響信息認定，但會影響檔案評分） ：是指該干部在1988年以前參加工作的，所填寫的履歷材料。無此材料，首先應確定此干部當年所在單位是否組織填寫過履歷表，如組織填寫過，應到干部本人當年所在單位查找。確定找不到的，應由干部現所在單位出具1988年制《干部履歷表》短缺說明。若檔案中已存在1988年制《干部履歷表》，但項目不全或填寫不規范的，不需補充。
2、1999 年制《干部履歷表》（信息認定的重要參考，必須有）：檔案中無此材料，應通知干部本人補填，任職經歷填寫到現任職務，填寫內容以現在的實際情況為準。如履歷表中缺照片、本人簽名、填表時間和審查機關印章等，由干部所在單位予以補充。
[注] ：補填1999年制《干部履歷表》時，一律使用黑色水性筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等，字跡端正、清楚；“照片” 用近期二寸正面半身免冠彩色照片；表內項目必須與本人檔案中材料一致，檔案中沒有材料的項目不準填寫；表內項目本人沒有內容填寫的，統一填寫“無”；凡是參加為期兩個月以上理論、專業、技能的學習培訓（含黨校），均要提供學習材料，不能提供學習材料的，請不要填寫；受獎情況必須與檔案中獎勵材料相符，檔案中沒有獎助材料的不準填寫；檔案中有處分材料的，必須在履歷表中填寫；最后要有填表人的簽名、填寫時間和審查機關印章。
二、年度考核材料
缺少1997年以來的年度考核登記表的（入伍或企業工作期間非必須），從所在單位查找，能找到的，直接將原件歸入本人干部檔案。確實找不到原件的，考核單位依據考核結果記載，出具證明材料，并加蓋單位公章或黨組章。表中應有干部本人簽名，位置是年度考核表中被考核人對考核結果的意見欄或備注欄。
三、學歷學位材料
檔案中應有與本人學歷、學位相對應的全部學歷、學位材料。
1、缺少高中畢業生登記表（非必須）：
要到大學或者畢業高中學校找原件，確實找不到的，要作出有關說明。
2、缺少入學材料、考生報考登記表：
缺少入學材料、考生報考登記表的可到畢業學校尋找、提取原件，學校不給原件的，也可將原件（學生登記表、考生登記表、新生花名冊）復印后加蓋畢業學校公章，存檔。
3、缺少在校成績單：
可到畢業學校尋找、提取原件，學校不給原件的，也可將在校成績復印后加蓋畢業學校公章，存檔。
4、缺少學位證明材料：
可到畢業學校尋找、提取原件，學校不給原件的，也可讓畢業學校出具授予學位證明后加蓋畢業學校公章，存檔。
5、缺少學歷材料：
各類學歷材料缺少的，通過畢業院校查找補充，裝入原件。如原件查找不到，可復印畢業院校本人學歷檔案材料代替，但需注明由什么單位的哪一年哪一卷檔案的第幾份（頁）材料中復印，并加蓋該單位檔案專用章。
普通高等教育畢業的，可到畢業學校尋找，提取原件，學校不給原件的，也可將原件復印后加蓋畢業學校公章，存檔。確實找不到的，要畢業學校作出有關說明，加蓋公章。自學考試形式畢業的，可先自行查找，確實查找不到的可到當時省、市自考辦公室檔案管理處復印檔案存件，并在復印件上加蓋公章。
函授學習形式畢業的，可先自行查找，確實查找不到的可到所在函授學校檔案管理處復印錄取花名冊、學籍卡、成績表、畢業證注冊號及畢業登記表，并在復印件上加蓋公章。
四、培訓材料
結合《干部履歷表》和《干部任免審批表》所填情況，缺少1997 年以來（含1997年）時間為二個月及二個月以上的培訓材料的，向相關培訓單位或干部本人收集，一般為由培訓單位組織填寫或出具的學員登記表（或成績表等），如確實找不到的，由培訓單位出具證明材料并加蓋公章。以上材料均找不到的，以后填寫檔案材料時，不再填寫。
五、評聘專業技術職務的材料
評聘專業技術職務一般由低到高級逐級進行，即有上一級職務的應具備下一級或幾級職務，破格晉升的，需有相應破格材料，但從某個職務起直接聘任的情況例外。
評聘專業技術職務材料主要包括：專業技術職務呈報表（或申報表、評審表等），一般需原件。缺少此材料的，要向職稱評聘部門查找或由其出具證明。
六、取得專業技術資格證書的材料
取得專業技術資格證書的材料為《專業技術資格考試申報表》，要向頒證單位聯系查找，確實找不到的，可在相應證書復印上加蓋頒證單位的印章代替，或由頒證單位出具證明。
七、更改出生日期和參加工作時間的相關材料
1、更改出生日期的材料：干部本人申請更改出生日期的，需要同時具備個人申請、調查報告、證明材料和上級批復四份材料，缺少材料的應聯系相應的審批單位進行補充，但必須是原始材料，一般不得補辦手續。
組織上因某種需要認定干部出生日期的，應有組織出具的理由充分、證據齊全的認定材料，否則還需有相應的證明或調查材料。
2、更改參加工作時間的材料：無論是本人提出更改申請還是組織直接進行的認定，只需要上級批復或確認其參加工作時間的材料二者之一即可，但更改理由要充分，證據要齊全。缺少材料的應聯系相應的審批單位補充原始材料，也不得補辦手續。
八、黨團材料
1、入黨志愿書
中共黨員的檔案中必須有入黨志愿書，無此材料的，向原入黨單位聯系查找，確實找不到的，按以下程序補辦：
①本人有關入黨情況的說明。包括何時何地入黨、介紹人姓名、黨支部書記姓名等。
②證明材料。由入黨所在支部出具證明材料，并經縣級以上黨委組織部門審核；如入黨時所在的支部已不存在，可由總支、基層黨委直至上級黨委逐級向上，查找有關會議記錄、黨員名冊、轉組織介紹信存根或其他資料，進行復印或摘抄，或由相應的黨組織出具證明材料（同樣需縣級以上黨委組織部門審核）。
③補填入黨志愿書。
Ⅰ、 由本人按入黨時的情況填寫1至7頁，其余部分不再填寫；
Ⅱ、由現單位黨組織研究后，在“備注”欄內說明情況（包括志愿書丟失的原因等），提出承認其黨員資格的意見，加蓋組織部門或單位黨委（黨組）印章;
Ⅲ、由組織部門審查（如干部所在單位為部門管理單位，由在組織部門審查前還需其主管單位黨組織審查，并簽注意見、加蓋印章） ，在封面注明審查意見和“某年某月補填”字樣，并加蓋印章。
2、1985年和1990年填寫的《黨員登記表》
1985年黨員登記表的填寫時間約為1984年8月至1986年全年，1990年黨員登記表的填寫時間約為1989年9月至1991年全年。參加過黨員登記但檔案中缺少1985年或1990年黨員登記表的，與干部當年所在單位黨組織聯系查找。如組織填寫后未及時裝入檔案造成丟失的，出具證明材料，但不得補填。
3、加入其他黨派的應有相應組織出具的批準其加入該黨派的批復。如加入民主黨派通知書、申請書等。樣式不作統一要求，但要有黨派名稱和加入時間。缺少此材料的，要由所加入的黨派出具相關證明材料，證明其加入的黨派名稱和加入時間，加蓋公章。
九、獎勵和處分材料
獲得縣處級以上獎勵的應有獎勵材料。缺少材料的，應從頒獎單位查找補充當年的表彰獎勵表格和審批表，或可從干部本人處尋找獲獎證書，復印代替。確實找不到的，需積極與頒獎單位聯系，由頒獎單位出具證明材料。以上材料均找不到的，以后填寫檔案材料時，不再填寫。
處分材料：主要包括處分（解除）決定（或免予處分的決定）材料，缺少的，要與處分決定單位聯系補充。
十、工資材料
1993年以后的工資應該齊全。工資材料包括：新增人員工資審批表、轉正定級審批表、正常晉升工資檔次審批表、晉升職務后工資審批表、正常晉升級別工資審批表、工資調整審批表、工資變動（套改）審批表、晉升薪級工資審批表、調動工作人員確定工資審批表，工資停發（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。
缺少材料的，應向干部本人當年所在單位查找補充原件。
十一、黨代會代表、人代會代表等材料
當選人民代表大會、政治協商會議、中國共產黨及民主黨派、群眾團體代表大會代表、委員的應有登記表。缺少相應材料的，可與會議承辦單位聯系補充。
十二、任免材料
1997年以來，干部在所有級別上的職務變動（包括新任和平級變動），檔案中都必須裝入《干部任免審批表》。檔案中如缺失任免材料，要進行查找，確實找不到的，可從文書檔案中復印相應的任免文件代替，需注明出處并加蓋管檔單位印章。
1997年以來任免審批表的“審批機關意見”一欄，應注明任免職務的批準機關、批準時間和文號。
十三、考察材料
檔案中應有與提拔任職經歷相應的考察材料。缺少考察材料的，從所在單位或文書檔案管理部門查找，確實找不到的，需查明此材料當時是否形成或雖形成但已丟失，然后由相應單位出具說明；考察材料需有形成材料的單位印章和時間、或考察人姓名和時間。
十四、出國（境）材料
缺少此材料，由干部所在單位從出國組團單位、外事辦或公安出入境管理處查找出國批件等相關材料，補填出國備案表。
注意事項：
所有復印件，都必須注明出處、經手人并加蓋印章，除畢業證、學位證復印件由干部所在單位與原件核對無誤后，加蓋印章外，其他各類復印材料均需材料形成單位或相應的管檔部門加蓋印章。
