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《會計檔案案卷格式》DA/T 39—2008

發布時間：2020-06-19 16:07:23    來源：中衛標認證中心

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今天介紹的《會計檔案案卷格式》，該標準距今已有十多年，如今的會計檔案的規格等已經發生了一些變化，該標準內容僅供大家學習參考。

1

范圍 


本標準規定了會計檔案卷盒及其有關表格的項目設置、規格、質量要求。

本標準適用于各級各類機關、團體、企業事業單位和其他組織。 

2

規范性引用文件 


下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T 9705-88  文書檔案案卷格式
財會字[1998]32號 《會計檔案管理辦法》 

3

會計憑證封面格式

3.1會計憑證封面外形尺寸

封面尺寸規格采用245mm×130mm（長×寬）或245mm×150mm（長×寬）。封底尺寸同封面尺寸。
3.2  會計憑證封面項目

封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數、冊次、記賬憑證起止號、記賬憑證數、附件數、會計憑證總數、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各項目具體位置、尺寸[見附錄A 圖A1（a）、圖A1（b）]。
3.3  封面項目的填寫方法

3.3.1  單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國衛生部”簡稱為“衛生部”；“云南省人民政府財政廳”簡稱為“云南省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。
3.3.2  會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。
3.3.3  時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。
3.3.4  冊數：填寫會計憑證的冊數。
3.3.5  冊次：填寫本冊會計憑證的序號。
3.3.6  記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。
3.3.7  記賬憑證數：填寫記賬憑證的張數。
3.3.8  附件數：填寫本冊會計憑證的附件張數。
3.3.9  會計憑證總數：填寫本冊所有憑證的合計張數。
3.3.10  會計主管：填寫單位內部具體負責會計工作的中層領導人員。
3.3.11  裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。
3.3.12  裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結束的時間。
3.3.13  備注：填寫該本憑證需要說明的事項。
3.4  制成材料質量
記賬憑證封面和封底宜采用126克以上牛皮紙制作。 

4

會計憑證盒格式

4.1會計憑證盒外形尺寸

會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊厚度可根據需要設置30mm、40mm、60mm等。[見附錄A 圖A2(a)]
4.2  會計憑證盒項目及填寫方法

4.2.1  會計憑證盒正面項目
會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數、冊次、記賬憑證起止號、附件數、會計憑證總數、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。各項具體位置、尺寸[見附錄A 圖A2（b）]。
4.2.2  正面項目的填寫方法
4.2.2.1  單位名稱、憑證名稱、時間、冊數、冊次、記賬憑證起止號、附件數、會計憑證總數、起止時間根據記賬憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與記賬憑證封面一致。
4.2.2.2  歸檔時間：填寫單位內財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。
4.2.2.3  立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
4.2.2.4  保管期限：根據財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
4.2.2.5  全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字。
4.2.2.6  目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。
4.2.2.7案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內不允許出現重復的案卷號。
4.2.3  會計憑證盒盒脊項目及填寫方法    
會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數、冊次、保管期限，其排列格式尺寸[見附錄A圖A2(c)]。
盒脊項目與正面有關項目對應填寫。
4.3  制成材料質量    
會計憑證盒宜采用340克以上箱板紙制作。

5

會計檔案盒格式  


5.1  會計檔案盒外形尺寸

會計檔案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（長×寬），盒脊厚度可根據需要設置20mm、30mm、40mm等。[見附錄A 圖A3（a）]
5.2  會計檔案盒項目及填寫方法

5.2.1  會計檔案盒正面項目
會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數、張數、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。各項目具體位置、尺寸[見附錄A圖A3（b）、圖A3（c）]。
5.2.2  正面項目的填寫方法
5.2.2.1  全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
5.2.2.2案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別，如：“曲靖市財政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）財務報告”、“曲靖市財政局二00二年基金管理總賬”、“曲靖市鄉鎮企業局二00二年行政（或事業、或工會）現金日記賬”。文字力求簡練、明確。
5.2.2.3  起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
5.2.2.4  卷數、張數：填寫本盒內會計檔案的卷數和張數。
5.2.2.5  保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
5.2.2.6  全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。
5.2.2.7  案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
5.2.2.8  盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內按照案卷順序號裝盒的編號。
5.2.3  會計檔案盒盒脊項目的填寫方法
會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。其排列格式尺寸[見附錄A 圖A3(d)]。
年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與正面相應項目填寫一致。
5.3  制成材料質量
會計檔案盒宜采用700克以上無酸紙制作。

6

賬簿啟用及接交表格式 


6.1  賬簿啟用及接交表用紙尺寸及質量要求

6.1.1  用紙尺寸
賬簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。非國際標準紙賬簿可根據實際需要另外確定用紙尺寸。
6.1.2  質量要求
賬簿啟用及接交表宜采用70克以上白色書寫紙制作。
6.2  賬簿啟用及接交表項目和填寫方法

6.2.1  賬簿啟用及接交表正面項目和填寫方法
6.2.1.1  正面項目
賬簿啟用及接交表正面項目包括單位名稱、賬簿名稱及編號、賬簿頁數、賬簿起止日期、經管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各項目具體位置、尺寸[見附錄A 圖A4（a）]。
6.2.1.2  正面項目的填寫方法
6.2.1.2.1單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記賬憑證封面上的“單位名稱”相同。
6.2.1.2.2  賬簿名稱及編號：填寫該賬簿所屬的類別及其排列順序號。
6.2.1.2.3  賬簿頁數：填寫該賬簿中有內容記載的賬簿頁數（空白賬頁除外）。
6.2.1.2.4  賬簿起止時期：填寫該賬簿啟用和終止的年月日。
6.2.1.2.5  經管人員：填寫單位內管理財務的負責人姓名、會計姓名、復核姓名、出納姓名。
6.2.1.2.6  接交記錄：該賬簿在使用過程中人員發生變化時，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時，經管人員要填寫職別并簽名。
6.2.1.2.7  備注：填寫該賬簿中需要特別說明的情況。
6.2.1.2.8  印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。
6.2.1.2.9  檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該賬簿的編號。
6.2.2  賬簿啟用及接交表背面項目和填寫方法
6.2.2.1  背面項目
    賬簿啟用及接交表背面項目包括科目名稱、頁次。各項目具體位置尺寸[見附錄A  A4（b）]。非國際標準紙賬簿可根據實際需要另外確定用紙尺寸。

6.2.2.2  背面項目的填寫方法
6.2.2.2.1  科目名稱：根據該賬簿設置的科目名稱依次填寫。
6.2.2.2.2  頁次：在編寫該賬簿頁碼總流水順序號的基礎上，分別填寫各個科目在該賬簿中的頁碼位置。 

7

會計檔案目錄格式  


7.1  會計檔案目錄用紙尺寸及質量要求

會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm×210mm），紙張質量宜采用70克以上白色書寫紙制作。
7.2  會計檔案目錄項目

會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內張數、備注。各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A5）。
7.3  項目的填寫方法

7.3.1  案卷號：根據整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。
7.3.2  類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計賬簿類”、“財務報告類”等。
7.3.3  題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。
7.3.4  起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的時間，年月日用8位阿拉伯數字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補0。
7.3.5  保管期限：根據整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。
7.3.6  卷內張數：指會計憑證總數、賬頁總數或財務報告的總張數，根據該卷會計檔案的具體張數填寫。
7.3.7  備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。 

8

卷內目錄格式 


8.1  卷內目錄紙尺寸及質量要求

卷內目錄用紙尺寸及質量要求與會計檔案目錄相同。
8.2  卷內目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注、各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖 A6）。

8.3  項目的填寫方法

8.3.1順序號：以卷內文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。
8.3.2  責任者：填寫對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，即文件材料的署名者。
8.3.3  文號：填寫文件制發機關的發文字號。
8.3.4  題名：即文件材料標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“[]”號。
8.3.5  日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20070619。
8.3.6  頁號：填寫卷內文件材料所在之頁的編號。
8.3.7  備注：在需要說明情況的文件材料欄內打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。 

9

卷內備考表格式  


9.1  卷內備考表用紙尺寸及質量要求

卷內備考表用紙尺寸及質量要求與會計檔案目錄相同。
9.2  卷內備考表項目

卷內備考表項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A7）。
9.3  項目的填寫方法

9.3.1  本卷情況說明：填寫卷內文件材料（財務報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發生或發現的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。
9.3.2  立卷人：由負責立卷者簽名。
9.3.3  檢查人：由案卷質量審查者簽名。
9.3.4  立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。
9.3.5  檢查時間：填寫審查案卷質量的年月日。

10

會計檔案移交清單格式 


10.1  會計檔案移交清單用紙尺寸及質量要求

與會計檔案目錄相同。
10.2  會計檔案移交清單項目

會計檔案移交清單項目包括年度、種類及數量、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監交人、移交時間、備注。各項具體位置、尺寸（見附錄A 圖A8）。
10.3  項目填寫方法

10.3.1  年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數字填寫。
10.3.2  移交部門及移交人：由單位內財務部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。
10.3.3  接收部門及接收人：由單位內檔案部門或接收會計檔案的有關部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。
10.3.4  監交人：由監督辦理接交檔案手續的人員簽名。
10.3.5  移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續的年月日。
10.3.6  備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的情況。        


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