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勞動部、國家檔案局關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

（勞力字{1992}33號）

各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門：

       為了加強企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。
       企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機關(guān)、事業(yè)單位和人民團體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。
 

企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

 

第一章 總 則

第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法）有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導與指導，實行分級管理， 同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
 
 

第二章 機構(gòu)和職責

第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理：實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責：
（一）保管職工檔案；
（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；
（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）登記職工工作變動情況；
（五）為有關(guān)部門提供職工情況；
（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）定期向企業(yè)檔案室（館）移交檔案。
（八）辦理其他有關(guān)事項。
 

第三章 檔案的內(nèi)容

第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
（一）履歷材料；
（二）自傳材料；
（三）鑒定、考核、考察材料；
（四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；
（五）政審材料；
（六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；
（七）獎勵材料；
（八）處分材料；
（九）招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；
（十）其他可供組織參考的材料。
 

第四章 檔案的收集、保管和銷毀

第十條 職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反（中華人民共和國檔案法）、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

 

第五章 檔案的提供利用

第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
（二）查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保旨單位查閱室查閱。
（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)授權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。
（五）各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。
（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導批準后才能復制辦理。
 
 

第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。
（二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。
（三）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
 
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實際情況制定實施辦法或細則。

來源：國家檔案局

 

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